Lecciones aprendidas y mejores prácticas
Una solicitud de propuesta (RFP) puede parecer una tarea desalentadora, independientemente de si los está escribiendo o leyendo. En este artículo, proporcionamos algunas lecciones aprendidas durante nuestros más de 40 años de historia respondiendo a las solicitudes de propuestas de los servicios de limpieza. Esperamos que estas sugerencias de mejores prácticas le ofrezcan una nueva perspectiva sobre cómo escribir una RFP de una manera que permita a los proveedores de servicios de limpieza responder con claridad y organización.
Plantillas
Muchas empresas tienen una plantilla de RFP desde la que comienzan, pero uno de los errores más comunes es no actualizar toda la información del proyecto y permitir que aparezca información antigua en sus RFP, lo que genera confusión y errores de envío. Con esto en mente, nuestro primer consejo es ACTUALIZAR su plantilla con la información actual de las instalaciones. De hecho, en lugar de comenzar con su último RFP de proyecto, prepare una plantilla de RFP que incluya indicadores claros de lo que es un lenguaje de plantilla común y lo que debe personalizarse para cada proyecto. Sus antecedentes, objetivos y criterios de evaluación pueden ser los mismos para todos los proyectos, pero asegúrese de incluir texto personalizado para las siguientes secciones de su RFP:
Descripción de la propiedad
Instrucciones para el postor
Resumen de propiedad
Alcance del trabajo y especificaciones
Acuerdo de servicio al cliente
Hoja de trabajo de oferta
Descripción de propiedad
El nombre y la descripción de la instalación no son solo formas de identificar su propuesta, sino que también brindan a los posibles proponentes información clave que puede no parecer inmediatamente obvia. La información a proporcionar incluye:
Nombre de la propiedad, dirección, ciudad, estado, código postal
Tipo de Propiedad (Oficina, Médico, Escuela, Casa de Adoración, etc.)
Propiedad total de pies cuadrados/pies cuadrados por edificios individuales
Vacantes y/o Áreas No Limpiables
Instrucciones para el postor
Proporcionar instrucciones específicas para los licitadores ayuda a garantizar que cada licitador siga el mismo proceso y esquema para la presentación de su propuesta. La información a proporcionar incluye:
Punto de contacto para RFP
Información del recorrido por la propiedad
Instrucciones de preguntas y respuestas (fechas de vencimiento, cómo enviar preguntas, etc.)
Requisitos de envío (fecha de vencimiento, hora de vencimiento, método de envío)
Formato requerido para la propuesta
“Proceso de Revisión de Propuestas” (Sistema de Puntos, Listas Cortas, Presentaciones, etc.)
Resumen de propiedad
Proporcionar información específica sobre las propiedades incluidas en la RFP ayuda a garantizar que cada postor prepare sus precios en un formato coherente para permitir una fácil comparación de las propuestas. La información a proporcionar incluye:
Horas normales de operación
Recuento de población
Número de baños (con recuentos de accesorios y tipos de dispensadores)
Número de ascensores, huecos de escalera y armarios de limpieza
Acabados de pisos (porcentaje de alfombrado, VCT, baldosas de cerámica, etc.)
Servicios (cafetería, gimnasio, centros de conferencias, etc.)
Programas de Residuos y Reciclaje
Requisitos de sostenibilidad (designación LEED)
Planos de apilamiento y planos de planta (si están disponibles)
Alcance del trabajo y especificaciones
El Alcance del trabajo (SOW) describe sus expectativas y requisitos para realizar el trabajo. Las especificaciones deben detallar las tareas y la frecuencia de las tareas Tener un SOW y especificaciones claramente definidos ayuda a garantizar que las presentaciones de ofertas cumplan con sus expectativas y requisitos del contrato. A continuación se presentan algunos componentes clave que se deben incluir para cada uno.
Alcance del Trabajo
Servicios de limpieza nocturnos (días de servicio, horarios de servicio, etc.)
Servicios de limpieza durante el día (para inquilinos/áreas que deben limpiarse durante el día)
Servicios de Porteador de Día (Días de Servicio, Número de Porteadores, Cobertura de Turno de Trabajo)
Inclusiones/Exclusiones de SOW (Químicos, Suministros, Consumibles, Equipo)
Definición de "Consumibles" que se incluirán en el precio de la oferta (por lo general, papel higiénico, toallas de mano para baños, jabón de manos para baños, revestimientos de asientos de baños, revestimientos de bolsas de cera para higiene femenina y revestimientos de botes de basura, mientras que los consumibles como desinfectante para manos, toallitas desinfectantes, productos de cocina y los productos del gimnasio se facturan tradicionalmente por separado cada mes en función del uso, lo que generalmente resulta en un gasto mensual más bajo para el cliente)
Definición de expectativas de trabajo de restauración de pisos (p. ej., decapar y encerar; restregar y recubrir; pulir y pulir; limpieza de alfombras)
Antecedentes especiales/autorizaciones de seguridad requeridas
Requisitos uniformes
Especificaciones
El orden de las Especificaciones debe seguir esta jerarquía/esquema:
Definir área (vestíbulo, pasillos, oficinas, baños, etc.)
Definir accesorio/artículo (puerta, escritorio, fregadero, piso, etc.)
Definir tarea (quitar el polvo, toallita húmeda, desinfectar, trapear, aspirar, pulir, etc.)
Definir la frecuencia de servicio de la tarea (diaria, semanal, mensual, trimestral, etc.)
Evite el lenguaje vago de tareas (p. ej., "Según sea necesario", "Según sea necesario", "Limpieza puntual")
Acuerdo de servicio
Incluya una copia de muestra de su Acuerdo de servicio de limpieza estándar para que los licitadores puedan revisar todos sus Términos, condiciones, requisitos de seguro, etc.
Hoja de trabajo de oferta
Proporcione una hoja de trabajo de oferta (en formato Excel) en el paquete RFP para ayudar a garantizar un análisis completo de todas las propuestas. La hoja de cálculo de la oferta debe incluir los elementos de desglose de costos que se indican a continuación y que abarcan el precio de limpieza mensual total propuesto.
Desglose del personal (título, horas de trabajo diarias, número de días por semana, tasa salarial)
Impuestos sobre la nómina, beneficios complementarios y cualquier beneficio sindical aplicable
Desglose de costos de suministros, productos químicos, consumibles y equipos
Costos directos del sitio para dispositivos de comunicación, verificaciones de antecedentes, uniformes
Costos de Gestión de Área
Costos generales y de ganancias
Tasa de crédito de vacante mensual por pie cuadrado
Impuesto sobre las ventas (si corresponde)